Satın Alma
Şevket OKTAY
GÖREV TANIMI
Kamu hizmeti yürüten birimimiz, hizmeti elde edebilmek için en önemli girdilerin (mal, enerji, hizmet, personel, vb) büyük bir kısmının teminini satın alma yolu ile sağlamaktadır. 4734 sayılı K.İ.K.'un 01.01.2003 tarihinde yürürlüğe girmesinden sonra kamu kuruluşlarında ve özel işletmeler de satın alma ve ihale işlemleri, kurum ve kuruluşların işletmesinde ve hizmet sunumunda esası oluşturmaktadır.
Hastanemizin ihtiyaçları, döner sermaye bütçesinden ve genel bütçe kaynaklarından gerçekleştirilmektedir. Bunun için pazar araştırma ve satın alma işlemleri, başlangıçtan muayene ve kabul aşamasına kadar satın alma birimince 4 memur tarafından yerine getirilmektedir. Satın alma Kamu İhale Kanununda belirtildiği gibi 4 ana başlık altında yürütülmektedir. Bunlar; mal alımı, hizmet alımı, yapım işleri ve danışmanlık hizmet alımı yöntemi.
Hastanemizde Satın Alma Sürecinde Yapılanlar:
1- İhtiyacın Tespit Edilmesi: Hastane depo görevlileri ve birim sorumluları her türlü malzeme ihtiyacını stok ve kullanım miktarları, sözleşme süreleri ile satın alma sürecini dikkate alarak malzeme taleplerini “Malzeme İstem Formu” ve “Teknik Şartname” ile birlikte ihtiyaç tespit komisyonuna iletir. Alımı uygun görülen malzeme için “Satın Alma Talep Formu” ile “İhtiyaç Tespit Komisyonu tutanağı” düzenlenir.
2-İhtiyacın Yaklaşık Maliyetinin Belirlenmesi: Nitelikleri ve niceliği belirlenen ihtiyaçların yaklaşık maliyetinin tespiti için; MKYS (Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi) üzerinden son altı aylık ortalama birim fiyatlar, daha önceki yıllarda yapılan alımlarda gerçekleşen fiyatlar ve ilgili firmalara “Yaklaşık maliyet hesap tutanağı” ile yapılan yazışmaya istinaden firmalardan gelen birim fiyatlar kullanılarak yaklaşık maliyet tespiti yapılmaktadır.
3- Satın Alma Usullerinin Tespiti: Yaklaşık maliyet tutarına göre ihtiyacın ;(Açık İhale Usulü (K.İ.K. Md.19), Belli İstekliler Arasında İhale Usulü (K.İ.K. Md.20), Pazarlık Usulü İhale (K.İ.K. Md.21) gibi hangi usulle yapılacağı tespit edilmekte ve buna göre alım işlemlerine başlanmaktadır.
4- İhale hazırlıkları: Yaklaşık maliyet tespiti ve alım usulü belirlendikten sonra onay belgesi, doküman hazırlıkları ve ilan hazırlığına başlanmaktadır. Kamu ihale Kurumu internet sitesi EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden ihaleye ilişkin bilgiler girilerek ihale onaylanır ve ilan hazırlanır. EKAP’ta ve BİK (Basın İlan Kurumu) ’nun belirlediği yerel gazetede ihale ilanı yayımlandıktan sonra “İlan Tutanağı” ile ilan kayıt altına alınır.
5- İhale ve İhalenin Sonuçlanarak Sözleşmeye Bağlanması: İhale günü ihale saatinde idareye sunulan teklif zarfları ihale komisyonuna teslim edilmekte ve ihale oturumu sırasında da gerekli kayıtların tutulması için komisyona destek hizmeti verilmektedir. Komisyonun kararı ihale yetkilisince onaylandıktan sonra mevzuata uygun süreler geçirilmeden ihale kararı alınır ve isteklilere kesinleşen ihale kararı bildirilir. Alım yapılacak olan istekli ile sözleşme yapılması için davet yazısı tebliğ edilir. Süresi içinde kesin teminatını yatırması ve 4734 sayılı K.İ.K.'un 10 maddesinde sayılan durumlarda olmadığını ispatlayan belgeleri tamamlaması durumunda istekli ile sözleşme (sözleşme tasarısına göre) düzenlemekte ve yükleniciye ve ihale yetkilisine akdedilmesi için sunulmaktadır. Sözleşmeye bağlanan alımlarda alımın sözleşme şartlarına ve teknik şartnamelere göre gerçekleştirilebilmesi için ilgili evrak ihtiyaç birimlerine, kontrol ve denetim elemanlarına, muayene ve kabul komisyonuna, tahakkuk ve taşınır kayıt kontrol yetkililerine iletilmekte veya durum bildirilmektedir.